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Política de Compras e Fornecedores

Outubro/2023

Apresentação

O presente Manual tem como escopo apresentar a metodologia para implementação da Política de Compras e Fornecedores que deverá ser observada por todos os colaboradores diretos e terceiros envolvidos.

A política tem como objetivo a aquisição de bens e serviços e gestão da cadeia de fornecedores, a construção de relacionamento ético e transparente buscando a competitividade, qualidade, velocidade e sustentabilidade. Este relacionamento deve assegurar a perenidade e legalidade das operações, além de estimular a responsabilidade socioambiental e inovação de forma contínua e evolutiva.

Os representantes da instituição que atuam na administração do Hospital Dia- HDIA devem envidar esforços para que seus direcionamentos sejam definidos a partir das orientações previstas na presente Política, considerando as necessidades específicas e os aspectos legais e regulamentares que estão sujeitas.

  1. Introdução

 As atividades de compras envolvem uma série de fatores como seleção de fornecedores, qualificação dos serviços, determinação de prazos de vendas, previsão de preços, serviços e mudanças na demanda, entre outros.

A aquisição de produtos e serviços representa um fator decisivo na atividade de uma empresa, pois podem gerar redução nos custos e melhorias consideráveis nos resultados.

A política estabelece as diretrizes de compras e fornecedores de materiais.

  1. Da Aquisição de Bens

Considera-se aquisições de bens toda compra remunerada de bens de consumo duráveis e não duráveis e de materiais permanentes para fornecimento, com a finalidade de suprir o HDIA com os materiais necessários ao desenvolvimento de suas atividades.

O HDIA atuará com estrita observância aos princípios da isonomia, legalidade, publicidade, impessoalidade, moralidade, eficiência e economicidade, além de pautar as ações nas melhores práticas de sustentabilidade e responsabilidade socioambiental.

As aquisições de bens, contratações e locações, ressalvados os casos previstos adiante serão precedidas de processo de seleção de fornecedores, realizado exclusivamente pelo setor de compras e contratações do HDIA.

  • Responsabilidade

É responsabilidade de todos os empregados e colaboradores do HDIA, bem como terceiros envolvidos seguir às diretrizes expostas nesta política, assim como reportar à área responsável pelo Programa de Compliance sobre a necessidade de revisão, adequação da referida política de compra e fornecedores.

Constatando quaisquer problemas com os fornecedores, o Setor de compras realizará comunicação formal ao fornecedor adotando ações apropriadas para cada caso.

Havendo a necessidade de devolução de pedidos, em caso de não conformidade, o fornecedor será imediatamente notificado para abertura de protocolo de devolução e troca do material.

Caberá ao Setor de Compras a negociação em caso de problemas em títulos ou atrasos na entrega de materiais.

Havendo a necessidade de troca de produtos, por erro de pedido faturado de forma errado, o fornecedor será notificado para que seja realizada de imediato a troca do produto.

  • Responsabilidade do Comprador

É de responsabilidade da área de compras:

  1. Receber a solicitação do setor requisitante e iniciar o processo de cotação dos materiais com os fornecedores;
  • Identificar as necessidades de produtos ou serviços;
  • Efetuar o cadastro de no mínimo 3 (três) fornecedores para cada material;
  • Cadastrar novos fornecedores visando desenvolver fontes alternativas para consultas e cotações, conforme necessário;
  1. Manter atualizada a base de fornecedores aptos e inaptos à contratação;
  2. Buscar oportunidades e redução de custo por meio de planejamento antecipado da demanda pelo requisitante;
  • Verificar a idoneidade do fornecedor do produto a ser adquirido;
  • Escolher os fornecedores que atende aos critérios estabelecidos.
  1. Negociar com os fornecedores selecionados, incluindo negociação de forma de pagamento e prazo de entrega.
  2. Escolher o fornecedor que se adequa aos critérios e passa relação de pedido via telefone, WhatsApp ou e-mail, formalizando o pedido a ser faturado conforme valores negociados, prazo de pagamento e prazo de entrega;
  3. Emitir os pedidos de compra e encaminhá-los aos fornecedores, fazendo o acompanhamento visando assegurar sua entrega no prazo estabelecido e cumprimento final de todas as condições negociadas;
  • Verifica o fluxo de pagamento à vista com setor financeiro, para planejamento de faturamento;
  • Verificar o fluxo de pagamentos a prazo, escolhendo sempre por melhor prazo; e
  • Disponibilizar ao setor requisitante, após faturamento, uma previsão de entrega e espelho do pedido.
  • Responsabilidade do Solicitante

É de responsabilidade da área solicitante:

  1. Encaminhar à área de compras especificação adequada para aquisição de produtos e escopo para contratação de serviços;
  2. Controlar o estoque mínimo de cada produtos e material, garantindo que não haja descontinuidade das atividades; e
  • Planejar e solicitar o produto ou serviço desejado.
  1. Responsável Técnico (R.T):

O responsável técnico realiza avaliações regulares observando as conformidades dos fornecedores em relação aos critérios estabelecidos. Em sendo observado alguma inconformidade, o responsável técnico deverá apresentar e informar ao departamento de compras solicitando a suspensão de pedidos para o fornecedor de forma corretiva, se necessário.

Cabe, ainda, ao responsável técnico identificar e gerenciar os riscos associados aos fornecedores, como problemas de qualidade, atrasos na entrega e questões éticas.

  • Obrigações do Responsável Técnico (R.T):

Fica a cargo do responsável técnico:

  1. Acompanhar o desempenho dos fornecedores em relação a qualidade da prestação de serviço;
  2. Verificar a documentação dos fornecedores com base na conformidade regulatória;
  • Conferir a qualidade das embalagens no ato do recebimento, observando se está em conformidade, livre de avarias e em bom aspecto;
  • Realizar a conferência da nota fiscal em todos os detalhes, tais como razão social, CNPJ, produtos, quantidade e valor dos produtos;
  1. Verificar a entrada de nota fiscal no sistema: lançando todos os itens conforme nota fiscal, analisando as nomenclaturas, as quantidades e os valores;
  • Verificar a conformidade dos produtos observando as embalagens, as quantidades, lotes e validades; e
  • Realizar as devoluções e trocas encaminhando solicitação via e-mail com motivo e justificativa.
  1. Disposições Finais

As aquisições de bens serão realizadas a qualquer tempo, devendo sempre observar os processos de compras e a política aqui definida.

Os casos omissos ou duvidosos na interpretação dessa Política de Compras e Fornecedores serão resolvidos pela Diretoria Executiva, com base nos princípios gerais que regem esta política.

Os reportes sobre situações de descumprimento da presente Política devem ser imediatamente registrados a Comissão de Ética ou até mesmo diretamente ao responsável pelo Programa de Compliance.